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¿Sabes que debe contener un acta de constitución en un proyecto?

Iniciemos con una cuestionante, de todos los proyectos en los que participaste, ¿Cuántos proyectos iniciaron sin un acta de constitución?

Probablemente fueron varios proyectos, pero no te preocupes, en este blog te explicaremos la importancia de generar un acta de constitución y que debe contener la misma.

¿Por qué es importante generar un acta de constitución cuando se inicia un nuevo proyecto?

Muchas veces subestimamos el valor del acta de constitución del proyecto! El acta de constitución del proyecto es un documento tan importante que un proyecto no puede iniciarse sin ella, sin este documento ni el proyecto ni el director tendrán éxito. El acta describe el objetivo q se persigue con el proyecto, define como se medirá el éxito.

El acta de constitución reconoce y autoriza formalmente la existencia de un proyecto, concede al director del proyecto la autoridad de comprometer recursos corporativos, de gastar dinero, provee los objetivos, los requisitos de alto nivel y los criterios de éxito para el proyecto. Así mismo revela los supuestos, la definición del alcance, los riesgos de alto nivel.

Es importante aclarar que el director de proyecto puede generar el acta de constitución del proyecto, pero es y debe ser aprobado por el patrocinador como parte de la etapa de iniciación del proyecto.

Ahora entiendes ¿Por qué se debe desarrollar un Acta de Constitución para el Proyecto?, sin importar el tamaño del proyecto.

Pero espera un momento, ¿Sabes qué se debe incluir en un Acta de Constitución del Proyecto?

Muchas veces creemos que un acta de constitución tiene que tener el cronograma detallado, una EDT o un análisis profundo de riesgos del proyecto completo. Sin embargo, esa información no se encuentra disponible en la etapa de inicio de un proyecto a tal nivel de detalle, la información por lo general que se dispone es a alto nivel.

Pero respondamos a la consulta, un acta de continuación requiere de una planificación a alto nivel, con el fin de evaluar las restricciones existentes, los requisitos, alcance, riesgos y supuestos a alto nivel. Esta información también permite evaluar si el proyecto se alinea con las metas estratégicas de la empresa.

La información que puede contener un acta de constitución del proyecto se detalla a continuación:

  1. Título y descripción del proyecto: ¿Qué es el proyecto?
  2. Director asignado al proyecto y nivel de autoridad: ¿A quién se le ha dado la autoridad de dirigir el proyecto y determinar, gestionar y aprobar cambios al presupuesto, cronograma y designación del equipo?
  3. Caso de negocio: ¿Por qué se esta realizando el proyecto? (Describe el propósito y justificación del proyecto)
  4. Recursos preasignados: ¿De cuántos o de que recursos se va a disponer para el proyecto?
  5. Lista de interesados clave: ¿Quiénes afectarán o serán afectados por el proyecto?
  6. Requisitos conocidos de los interesados : ¿Cuáles son los requisitos relacionados con el alcance tanto del proyecto como del producto?
  7. Descripción de alto nivel de productos/entregables clave del producto: ¿Cuáles son los entregables clave del producto q se desean y cual será el resultado final del proyecto?
  8. Supuestos de alto nivel: ¿Qué se considera verdadero o fiable en la situación?
  9. Restricciones de alto nivel: ¿Cuáles son los factores que podrían limitar nuestra capacidad de entrega?
  10. Objetivos medibles del proyecto: ¿Cómo se encuadra el proyecto con las metas estratégicas de la organización?
  11. Requisitos de aprobación del proyecto: ¿Cuáles son los elementos que necesitan aprobarse para el proyecto y quien tendrá la autoridad de aprobarlos? ¿Qué determina el éxito?
  12. Riesgos generales del proyecto: ¿Amenazas y oportunidades potenciales del proyecto?
  13. Criterios de salida del proyecto ¿Cuáles son las necesidades que deben satisfacerse para que el director del proyecto pueda finalizar o terminar este proyecto o fase?

Finalmente se debe proceder con la firma de aprobación del documento, por parte de los Patrocinadores del proyecto que autorizan este proyecto. Y listo ya tienes el acta de constitución de tu proyecto.

Cabe aclarar que no todos los puntos son obligatorios, se puede adaptar según la organización y el tipo de proyecto que se esta ejecutando.

Espero que sea de gran aporte a tus proyectos todo lo anteriormente descrito y desde hoy, cada proyecto que inicies, tenga un acta de constitución.

Coméntanos que te pareció la nota y tus experiencias en proyectos.

Bibliografía:

  • Mulcahy`s, R. (Novena Edición). Preparación para el examen PMP.

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